6 Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp mà mọi Business Analyst cần trang bị trong năm 2025

Business Analyst không chỉ là con người của dữ liệu mà còn là cầu nối giữa các nhóm. Họ đóng vai trò phiên dịch giữa ngôn ngữ công nghệ và ngôn ngữ kinh doanh. Vai trò của Business Analyst bao gồm việc đảm bảo mọi thành viên trong dự án luôn được cập nhật. Do đó, giao tiếp chính là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của công việc này.

1. Đọc vị được các thành viên trong dự án

Business Analyst phải có kỹ năng nói chuyện với những người khác nhau. Bạn không thể dùng ngôn ngữ kinh doanh để nói chuyện với các nhà phát triển. Đồng thời, bạn cũng không thể nói về kỹ thuật với các giám đốc điều hành. Biết được nhu cầu của từng nhóm và mức độ chia sẻ chính là điều tạo nên sự khác biệt.

Về cơ bản, việc thích ứng với từng đối tượng để mọi người rời khỏi cuộc trò chuyện với cảm giác rõ ràng và tự tin là con đường nhanh chóng để giành được sự tin tưởng và tôn trọng. Điều này cho thấy rằng nhà phân tích không chỉ truyền đạt thông tin mà còn đảm bảo mọi người đều hiểu những gì đang diễn ra theo cách có ý nghĩa với họ.

2. Hiểu những gì thực sự cần thiết

Đây là một trong những cơ bản thường bị các chuyên gia bỏ qua. Giao tiếp là một con đường hai chiều, đối với một Business Analyst, lắng nghe tích cực là nơi mọi thứ thực sự bắt đầu ăn khớp. Khi thực sự lắng nghe, bạn sẽ hiểu được nhiều hơn những gì được nói. Business Analyst phải nắm bắt được những tín hiệu tinh tế, đọc giữa các dòng và nhận ra những gì chưa được nói ra.

Điều này sẽ giúp bạn đặt câu hỏi tiếp theo và lặp lại các điểm chính để tránh hiểu lầm. Nhờ đó, các nhà phân tích có thể đào sâu hơn để hiểu được nhu cầu và mục tiêu thực sự đằng sau những từ ngữ. Là một nhà phân tích, bạn đang phân tích, và điều đó cũng có nghĩa là đặt ra các câu hỏi!

3. Giữ cho mọi thứ thật đơn giản và chính xác

Trong hoạt động phân tích kinh doanh, tài liệu chính là xương sống của giao tiếp tốt. Tài liệu là tất cả, đặc biệt là khi nói đến vai trò của Business Analyst trong công ty. Bạn cần phải đảm bảo những thứ này thật rõ ràng, chính xác và dễ tiếp cận, bao gồm kế hoạch dự án, yêu cầu, luồng quy trình.

Tài liệu rõ ràng sẽ giúp mọi người đi đúng hướng và tránh nhầm lẫn cũng như chậm trễ. Vì vậy, sử dụng hình ảnh như sơ đồ luồng, bảng và bố cục có cấu trúc có thể giúp thông tin phức tạp dễ theo dõi hơn, đặc biệt là đối với những người không am hiểu về kỹ thuật.

Ví dụ, một số Business Analyst sử dụng trình ghi màn hình để ghi lại các quy trình từng bước. Nó được sử dụng để ghi lại hướng dẫn hoặc để giải thích quy trình tìm kiếm của họ cho các bên liên quan. Về cơ bản, một công cụ như thế này có thể đơn giản hóa lời giải thích thay vì để các bên liên quan cố gắng diễn giải một trang đầy văn bản. Khi mọi người đều có thể thấy được quy trình đang diễn ra, việc theo dõi sẽ dễ dàng hơn nhiều.

4. Đi vào trọng tâm của vấn đề

Những câu hỏi hay là "bí quyết" của một Business Analyst giỏi. Bạn cần đặt ra những câu hỏi đúng với mục tiêu là khám phá những hiểu biết sâu sắc, xác định những thách thức tiềm ẩn và đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng. Thêm vào đó, việc đặt những câu hỏi thông minh, sẽ giúp mọi người cởi mở hơn, vượt ra ngoài những câu trả lời cơ bản, cung cấp các chi tiết có thể định hình hướng đi cho dự án.

Mục tiêu không chỉ là để có được câu trả lời mà còn là khơi dậy một cuộc trò chuyện sâu sắc hơn, đưa ra nhiều thông tin hơn. Các bên liên quan sẽ thấy rằng Business Analyst thực sự đang suy nghĩ thấu đáo mọi việc và hướng đến bức tranh toàn cảnh. Thêm vào đó, những câu hỏi hay còn giúp xây dựng lòng tin.

5. Kỹ năng viết đạt yêu cầu

Nhắc đến báo cáo, bạn sẽ cần có kỹ năng viết tốt. Về cơ bản, kỹ năng viết của Business Analyst thường liên quan đến email. Mục tiêu chính là cập nhật dự án hoặc tài liệu yêu cầu. Do đó, các tiêu chuẩn cần có như rõ ràng, súc tích và đảm bảo mọi người đều hiểu đúng.

Các câu dài, phức tạp chỉ khiến mọi thứ trở nên khó hiểu hơn. Vì vậy, bạn hãy giữ cho nó đơn giản thường là cách tiếp cận tốt nhất. Bạn cần biết khi nào nên tóm tắt và khi nào nên đi sâu vào chi tiết. Ví dụ, email về tình trạng dự án có thể chỉ cần tóm tắt ngắn gọn nhưng tài liệu yêu cầu phải đề cập đến mọi chi tiết.

6. Làm chủ nghệ thuật xây dựng mối quan hệ

Bạn không bao giờ được quên về việc xây dựng mối quan hệ. Mối quan hệ bền chặt tạo nên sự khác biệt trong bất kỳ nghề nghiệp nào. Khi mọi người tin tưởng nhà phân tích, họ có nhiều khả năng chia sẻ hiểu biết, hợp tác cởi mở và cung cấp phản hồi trung thực.

Việc xây dựng mối quan hệ cần có thời gian, nhưng nỗ lực này là xứng đáng. Không chỉ là nói chuyện phiếm mà bạn cần đảm bảo mọi người cảm thấy được coi trọng, tôn trọng và thấu hiểu. Lòng tin là nền tảng cho giao tiếp cởi mở và giao tiếp cởi mở là động lực thúc đẩy sự hợp tác thành công.

Trên đây là những kỹ năng sẽ giúp bạn cải thiện hiệu quả giao tiếp trong vai trò Business Analyst. Bạn không cần phải sử dụng tất cả ngay lập tức mà hãy thực hành lần lượt từng bước. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.