Cách BA sử dụng kỹ năng phân tích nghiệp vụ để đạt được mục tiêu
Năm 2025 mở ra những cơ hội mới, và là một Business Analyst (BA), bạn hoàn toàn có thể áp dụng các kỹ thuật phân tích nghiệp vụ để lập kế hoạch và đạt được mục tiêu mong muốn. Dù là phát triển sự nghiệp, nâng cao kỹ năng hay phát triển cá nhân thì những công cụ quen thuộc như SWOT, SMART, và phân tích các bên liên quan đều sẽ giúp bạn biến đổi ý tưởng thành các bước hành động rõ ràng. Bài viết sau cùng BAC tìm hiểu cách BA sử dụng kỹ năng phân tích nghiệp vụ để đạt được mục tiêu năm 2025 nhé!
1. Công cụ phân tích SWOT - Hiểu rõ bản thân để đạt được mục tiêu
Một trong những phương pháp hữu ích nhất mà một Business Analyst có thể áp dụng là phân tích SWOT. Đây là một mô hình giúp bạn đánh giá toàn diện vị trí hiện tại của mình trước khi lập kế hoạch cho tương lai. Cụ thể, mô hình này giúp bạn trả lời bốn câu hỏi quan trọng:
Điểm mạnh (Strengths): Bạn có những kỹ năng, kinh nghiệm hoặc lợi thế gì có thể giúp bạn đạt được mục tiêu? Điểm yếu (Weaknesses): Những hạn chế nào có thể cản trở bạn? Cơ hội (Opportunities): Những yếu tố bên ngoài nào có thể giúp bạn phát triển? Thách thức (Threats): Bạn có thể gặp phải những rủi ro gì?
Giả sử bạn đang muốn chuyển hướng sự nghiệp sang vị trí phân tích nghiệp vụ. Phân tích SWOT có thể được xây dựng như sau:
Điểm mạnh: khả năng phân tích dữ liệu tốt, giao tiếp hiệu quả hoặc đã quen thuộc với các công cụ hỗ trợ phân tích nghiệp vụ.
Điểm yếu: Chưa có chứng chỉ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm thực tế hoặc chưa quen làm việc với các phương pháp Agile.
Cơ hội: Thị trường đang có nhu cầu cao về Business Analyst, có nhiều khóa học trực tuyến miễn phí, hoặc nhiều công ty đang mở rộng tuyển dụng các team phân tích. Thách thức: Sự cạnh tranh khốc liệt từ các ứng viên có nhiều kinh nghiệm hơn hoặc sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ buộc BA phải liên tục cập nhật kiến thức Bằng cách thực hiện phân tích SWOT, bạn sẽ có một cái nhìn tổng thể về điểm mạnh cần phát huy, điểm yếu cần cải thiện, cơ hội có thể tận dụng và thách thức cần vượt qua. Từ đó, bạn có thể lập kế hoạch hành động cụ thể và thực tế để tiến gần hơn đến mục tiêu của mình.
2. Biến kế hoạch thành hiện thực bằng cách thiết lập mục tiêu SMART
Là một Business Analyst, bạn chắc hẳn hiểu rõ tầm quan trọng của việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách thiết lập mục tiêu một cách hiệu quả để có thể theo đuổi đến cùng. Đó chính là lý do mô hình SMART ra đời.
SMART là viết tắt của 5 yếu tố: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Khả thi (Achievable), Thực tiễn (Realistic) và Có thời hạn (Time-bound). Đây là một phương pháp giúp bạn không chỉ xác định được mục tiêu rõ ràng mà còn dễ dàng theo dõi tiến độ và giữ vững động lực.
Hãy cùng BAC triển khai cách áp dụng SMART vào một mục tiêu cụ thể như đạt chứng chỉ CBAP vào năm 2025 nhé:
Cụ thể (Specific) – Mục tiêu của bạn cần phải rõ ràng và chi tiết. Tôi muốn đạt chứng chỉ CBAP để nâng cao chuyên môn và mở rộng cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực Business Analysis. Đo lường được (Measurable) – Làm thế nào để biết bạn đang tiến gần đến mục tiêu? Hãy đưa ra các chỉ số có thể đo lường được. Tôi sẽ hoàn thành bài thi thử CBAP và đăng ký thi chính thức trước tháng 9 năm 2025. Khả thi (Achievable) – Mục tiêu phải thực tế và phù hợp với hoàn cảnh hiện tại của bạn. Tôi sẽ dành 10 giờ mỗi tuần để ôn tập, đảm bảo việc học không ảnh hưởng quá nhiều đến công việc và cuộc sống cá nhân. Thực tiễn (Realistic) – Mục tiêu phải phù hợp với định hướng nghề nghiệp của bạn. Việc đạt chứng chỉ CBAP sẽ giúp tôi có thêm kiến thức chuyên sâu, đồng thời hỗ trợ tôi thăng tiến lên vị trí Business Analyst cấp cao. Có thời hạn (Time-bound) – Bạn cần xác định thời gian cụ thể để hoàn thành mục tiêu, tránh trì hoãn. Tôi sẽ đạt chứng chỉ CBAP trước cuối tháng 10 năm 2025. Việc áp dụng SMART không chỉ giúp BA quản lý công việc cá nhân hiệu quả hơn mà còn giúp bạn xác định đúng các yêu cầu, theo dõi tiến trình dự án và đảm bảo kết quả đầu ra đạt chất lượng cao.
Nếu mục tiêu của bạn chung chung như: "Tôi muốn trở thành một Business Analyst giỏi." thì rất mơ hồ và khó thực hiện. Như vậy khi ứng dụng mục tiêu theo SMART như "Tôi sẽ đạt chứng chỉ CBAP vào tháng 10/2025 bằng cách dành 10 giờ mỗi tuần để học tập." sẽ rõ ràng, khả thi và dễ theo dõi hơn.
Việc chia nhỏ mục tiêu thành các bước có thể thực hiện được sẽ giúp BA giữ vững động lực, tránh bỏ cuộc giữa chừng và tiến gần hơn đến thành công.
3. Thực hiện phân tích các bên liên quan
BA không chỉ làm việc đơn thuần với dữ liệu hay quy trình mà còn phải tương tác với nhiều cá nhân và tổ chức có ảnh hưởng đến dự án của bạn. Đây chính là lúc phân tích các bên liên quan (Stakeholder Analysis) phát huy tác dụng.
Phân tích các bên liên quan không chỉ được áp dụng trong quản lý dự án mà còn là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn xác định những người có ảnh hưởng đến mục tiêu của mình và tìm cách hợp tác để đạt được sự đồng thuận.
Business Analyst cần phân tích các bên liên quan vì trong mọi dự án sự hỗ trợ từ những người xung quanh đóng vai trò quan trọng trong việc hiện thực hóa mục tiêu. Việc hiểu rõ các bên liên quan sẽ giúp BA:
Xác định đúng đối tượng cần làm việc cùng. Dự đoán trước rủi ro và những thách thức có thể gặp phải.
4. Xây dựng chiến lược phù hợp để thu hút sự tham gia và hỗ trợ từ các bên liên quan.
Hãy xem xét một tình huống giả định:
Bạn muốn tham gia vào các hoạt động cộng đồng và dẫn dắt một sáng kiến bảo vệ môi trường. Đây không chỉ là một mục tiêu xã hội ý nghĩa mà còn giúp bạn rèn luyện kỹ năng quan trọng trong sự nghiệp của BA như lãnh đạo, tư duy chiến lược và quản lý dự án. Vậy cách BA áp dụng phân tích các bên liên quan để tăng khả năng thành công như thế nào?
Bước 1: Xác định các bên liên quan chính
Trước tiên, bạn cần liệt kê tất cả những cá nhân hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng đến dự án, bao gồm:
Lãnh đạo doanh nghiệp địa phương – Những người có thể tài trợ hoặc cung cấp nguồn lực. Các tổ chức môi trường – Đối tác có kinh nghiệm trong lĩnh vực này và có thể giúp triển khai kế hoạch. Thành viên cộng đồng – Những người sẽ tham gia trực tiếp vào sáng kiến và hưởng lợi từ nó. Chính quyền địa phương – Cơ quan có thể hỗ trợ về chính sách và cấp phép.
Bước 2: Phân tích mức độ ảnh hưởng và mức độ quan tâm
Sau khi xác định các bên liên quan, bạn cần đánh giá mức độ ảnh hưởng và mức độ quan tâm của họ đối với sáng kiến của bạn.
Bên liên quan Mức độ ảnh hưởng Mức độ quan tâm Lãnh đạo doanh nghiệp Cao (họ có thể tài trợ) Trung bình (cần thấy lợi ích rõ ràng) Tổ chức môi trường Cao (họ có chuyên môn) Cao (đây là lĩnh vực của họ) Thành viên cộng đồng Thấp - Trung bình Cao (họ muốn môi trường sống tốt hơn) Chính quyền địa phương Cao (có quyền cấp phép) Trung bình - Cao (tùy chính sách)
Bước 3: Xây dựng chiến lược tiếp cận từng nhóm
Sau khi đã hiểu về các bên liên quan, bạn cần xây dựng kế hoạch tiếp cận phù hợp với từng nhóm để đạt được sự đồng thuận và hỗ trợ.
Lãnh đạo doanh nghiệp: Chuẩn bị một bản đề xuất chi tiết, nhấn mạnh lợi ích của họ khi tham gia dự án (quảng bá thương hiệu, trách nhiệm xã hội…). Tổ chức môi trường: Tiếp cận qua các sự kiện, hội thảo chuyên môn và thể hiện sự cam kết lâu dài. Thành viên cộng đồng: Tổ chức các buổi họp mặt, hoạt động tình nguyện để thu hút sự tham gia. Chính quyền địa phương: Nắm rõ quy định pháp lý, chuẩn bị hồ sơ xin phép để dự án diễn ra suôn sẻ. Thực tế, Business Analyst luôn phải làm việc với nhiều cá nhân và tổ chức có mức độ ảnh hưởng khác nhau. Hiểu rõ ai là những người liên quan, mức độ ảnh hưởng của họ và cách tiếp cận phù hợp sẽ giúp BA có nhiều lợi thế hơn trong việc đạt được mục tiêu.
Là một nhà phân tích nghiệp vụ, hãy nhớ rằng:
Đừng bao giờ đánh giá thấp vai trò của các bên liên quan – họ có thể quyết định thành công hay thất bại của bạn. Chuẩn bị một chiến lược tiếp cận phù hợp với từng nhóm thay vì tiếp cận chung chung. Luôn duy trì mối quan hệ với các bên liên quan, vì họ có thể hỗ trợ bạn trong các dự án tương lai.
5. Nâng cao kỹ năng phân tích nghiệp vụ với các khoá đào tạo
Dù bạn đang ở giai đoạn nào trong sự nghiệp Business Analyst, việc liên tục học hỏi và trau dồi kỹ năng là điều cần thiết để tiến xa hơn. Công nghệ và phương pháp phân tích kinh doanh luôn phát triển, vì vậy, đầu tư vào việc đào tạo bài bản sẽ giúp bạn nâng cao chuyên môn và mở rộng cơ hội nghề nghiệp.
Dưới đây là những định hướng học tập phù hợp với từng cấp độ, giúp bạn xác định lộ trình học tập hiệu quả nhất.
Dành cho người mới bắt đầu:
Mục tiêu: Hiểu rõ vai trò BA và sẵn sàng tham gia dự án thực tế. Nếu bạn mới làm quen với phân tích kinh doanh, bạn nên học các khái niệm cơ bản về Business Analysis, thu thập yêu cầu, mô hình hóa quy trình trên các trang web trực tuyến Business Analysis Fundamentals (IIBA), Udemy, Coursera hay tại các trung tâm uy tín. Dành cho người học nâng cao:
Mục tiêu: Nâng cao năng lực làm việc với dữ liệu và các bên liên quan. Nếu bạn muốn tiếp thu các kỹ năng kỹ thuật phức tạp hơn, hãy khám phá các khóa học về user stories, mô hình hóa quy trình BPMN, SQL, Data Analyst hoặc phương pháp Agile trên Udacity, Pluralsight. Dành cho người muốn lấy chứng chỉ:
Mục tiêu: Đạt chứng chỉ quốc tế, tăng cơ hội thăng tiến. Bạn có thể tham khảo nguồn tài liệu chất lượng từ IIBA, các khoá luyện thi chuyên sâu để chinh phục danh sách những chứng chỉ cho BA như ECBA, CCBA, CBAP, PMI-PBA. Dành cho người muốn phát triển sự nghiệp:
Mục tiêu: Sẵn sàng cho vai trò Senior BA, Lead BA, Product Owner Nếu bạn đang tìm kiếm công việc Business Analyst mơ ước, hãy tham gia khóa học rèn luyện các kỹ năng giao tiếp, thương lượng, lãnh đạo, phỏng vấn chuyên sâu để chuẩn bị cho bước tiếp theo trong sự nghiệp.
6. Biến ước mơ thành cột mốc quan trọng
Phân tích nghiệp vụ không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề trong công việc mà còn là công cụ mạnh mẽ để lập kế hoạch và đạt được mục tiêu cá nhân. Việc áp dụng các kỹ thuật phân tích kinh doanh như SWOT, SMART và phân tích các bên liên quan cũng như không ngừng nâng cao kỹ năng sẽ giúp bạn từng bước chinh phục những thành tựu mới trong năm 2025.
Dù bạn đang bắt đầu sự nghiệp, chuẩn bị lấy chứng chỉ, hay hướng đến vị trí cao hơn, hành động ngay hôm nay chính là chìa khóa để thành công. Hãy tận dụng các công cụ và tài nguyên phù hợp, xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng, và kiên trì thực hiện bạn nhé. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.
Nguồn tham khảo:
All rights reserved
