Làm thế nào để ưu tiên yêu cầu trong quy trình phát triển sản phẩm?
Quy trình phát triển sản phẩm luôn đi kèm với hàng trăm, thậm chí hàng ngàn yêu cầu. Tuy nhiên, mỗi dự án đều phải đối mặt với những hạn chế như ngân sách, nguồn lực hay thời gian. Vì không dự án nào có thể sở hữu nguồn lực vô hạn, việc ưu tiên hóa yêu cầu trở thành nhiệm vụ quan trọng, giúp đội ngũ tập trung ưu tiên vào các yêu cầu quan trọng và đảm bảo sản phẩm phù hợp với tầm nhìn của tổ chức cũng như đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ.
1. Tại sao cần ưu tiên hóa yêu cầu?
Trong quá trình phát triển, các bên liên quan như khách hàng, nhà tài trợ, và đội ngũ nội bộ thường cảm thấy rằng tất cả các yêu cầu đều quan trọng và cấp bách. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả, người chịu trách nhiệm (thường là Business Analyst hoặc Product Owner) cần phối hợp cùng các bên liên quan để đưa ra thứ tự ưu tiên rõ ràng. Điều này đòi hỏi sự kết hợp của cả kỹ năng phân tích, kỹ thuật chuyên môn và kỹ năng giao tiếp xã hội.
2. Các phương pháp ưu tiên hóa yêu cầu phổ biến
Dưới đây là các phương pháp được sử dụng rộng rãi, từ đơn giản đến phức tạp, phù hợp cho cả dự án nhỏ lẫn quy mô lớn.
2.1. Phương pháp xếp hạng (Ranking)
Đây là một trong những phương pháp đơn giản nhất. Các yêu cầu được xếp hạng theo mức độ quan trọng và khẩn cấp trên thang điểm từ 1 đến n (n là tổng số yêu cầu). Ưu điểm: Dễ hiểu, dễ thực hiện. Nhược điểm: Phụ thuộc vào sự chủ quan, phù hợp hơn với các dự án nhỏ hoặc ít bên liên quan.
2.2. Phương pháp MoSCoW
MoSCoW chia yêu cầu thành 4 nhóm: Must-have: Những yêu cầu bắt buộc để dự án hoạt động. Should-have: Những yêu cầu quan trọng nhưng không cấp bách. Could-have: Yêu cầu không thiết yếu, có thể bổ sung nếu còn thời gian. Won’t-have: Yêu cầu không cần thiết ở hiện tại nhưng có thể xem xét trong tương lai. Phương pháp này dễ áp dụng và giúp đội ngũ tập trung vào các mục tiêu quan trọng trước tiên.
2.3. Phân nhóm theo mức độ ưu tiên (Grouping)
Yêu cầu được phân loại vào các nhóm như: quan trọng, trung bình, và tùy chọn. Để tránh sự mơ hồ, BA cần thiết lập tiêu chí rõ ràng cho từng nhóm và hạn chế số lượng yêu cầu trong mỗi nhóm (theo tỷ lệ phần trăm). Ưu điểm: Dễ quản lý. Nhược điểm: Thiếu chi tiết khi so sánh giữa các yêu cầu trong cùng một nhóm.
2.4. Phương pháp Bubble Sort
Dựa trên việc so sánh từng cặp yêu cầu. Đội ngũ xác định yêu cầu nào quan trọng hơn, sau đó sắp xếp lại thứ tự cho đến khi tất cả yêu cầu được xếp hạng. Ưu điểm: Cho ra thứ tự rõ ràng. Nhược điểm: Tốn thời gian khi có nhiều yêu cầu.
2.5. Phương pháp AHP (Analytic Hierarchy Process)
Phương pháp này sử dụng so sánh từng cặp yêu cầu để tính toán giá trị và chi phí, sau đó vẽ biểu đồ giá trị - chi phí để xác định mức độ ưu tiên. Ưu điểm: Hiệu quả cho dự án phức tạp, nhiều biến số. Nhược điểm: Khó áp dụng cho dự án lớn do số lượng so sánh tăng lên nhanh chóng.
2.6. Ma trận quyết định Eisenhower
Dựa trên 2 yếu tố: mức độ quan trọng và khẩn cấp, các yêu cầu được chia thành 4 nhóm: Quan trọng & Khẩn cấp: Ưu tiên hàng đầu. Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Thực hiện sau nhóm trên. Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Làm sau. Không quan trọng & Không khẩn cấp: Có thể bỏ qua.
2.7. Time-boxing và Budgeting
Khi thời gian và ngân sách hạn chế, team có thể tập trung hoàn thành các yêu cầu cốt lõi trước để đảm bảo sản phẩm ra mắt đúng hạn, ngay cả khi không đầy đủ mọi tính năng.
2.8. Mô hình Kano
Mô hình này phân loại yêu cầu dựa trên mức độ thỏa mãn khách hàng: Cần thiết: Các tính năng cơ bản, không thể thiếu. Hiệu suất: Tính năng cải thiện hiệu suất sản phẩm. Thỏa mãn: Tính năng tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Không cần thiết hoặc gây khó chịu: Nên tránh.
3. Các phương pháp trong Agile
Trong môi trường Agile, yêu cầu thường xuyên thay đổi và được ưu tiên dựa trên chi phí và lợi ích. Dưới đây là các phương pháp phổ biến: Opportunity Scoring: Dựa trên phản hồi khách hàng để tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất.
Stack Ranking: So sánh các yêu cầu để xếp hạng mức độ cần thiết. Priority Poker: Các bên liên quan cùng tham gia thảo luận và xếp hạng yêu cầu bằng cách đánh giá điểm số. 100 Dollar Test: Mỗi người phân bổ "100 điểm" hoặc "100 đô la" vào các yêu cầu mà họ cho là quan trọng nhất. Ưu tiên hóa yêu cầu là một kỹ năng không thể thiếu của Business Analyst và các chuyên gia sản phẩm. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn đảm bảo sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và doanh nghiệp. Với vai trò là một BA, việc nhận định được mức độ ưu tiên của các yêu cầu vô cùng quan trọng. Hy vọng bài viết trên, BAc đã mang đến cho bạn những kiến thức bổ ích. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.
Nguồn tham khảo:
All rights reserved
