Vai trò thiết yếu của Business Analyst trong dự án chuyển đổi số

Phần lớn các nhà phân tích kinh doanh bắt đầu sự nghiệp của họ bằng việc quản lý các sản phẩm phần mềm cấp doanh nghiệp, nhưng đây chỉ là khởi đầu cho sự nghiệp của họ. Để đáp ứng các nhu cầu trong thời đại công nghệ chuyển đổi số ngày nay các Business Analyst cần trang bị cho bản thân nhiều kỹ năng hơn nữa để phát triển sự nghiệp của bản thân. Bài viết này giải thích những trách nhiệm đó là gì trong từng giai đoạn và bạn cần những kỹ năng nào để đảm nhiệm thêm các trách nhiệm khác nhằm phát triển sự nghiệp BA của mình.

1. Giai đoạn 1 - Tiền dự án

Trong giai đoạn tiền dự án bằng việc bắt đầu bằng những sáng kiến, ban quản lý phải trả lời một câu hỏi chiến lược duy nhất để đưa ra các quyết định đầu tư chiến lược khó khăn. Đó là câu hỏi :”Chúng ta có nên đầu tư thời gian, tiền bạc và nguồn nhân lực cần thiết để giải quyết vấn đề đã xác định hay tận dụng cơ hội đang có trước mắt không?”

Trong giai đoạn tiền dự án, các nhà phân tích nghiệp vụ xem xét tình hình hiện tại, dự đoán tình hình sẽ như thế nào trong tương lai và hỗ trợ tạo ra một trường hợp kinh doanh để giúp ban quản lý đưa ra quyết định sáng suốt. Đây là giai đoạn khá mất thời gian có thể mất nhiều ngày, nhiều tuần hoặc nhiều tháng để hoàn thành công việc tiền dự án, nhằm đảm bảo có được những sáng kiến tốt nhất trước khi quá trình phát triển phần mềm được tiến hành.

1.1. Tại sao phải trải qua nhiều công việc trong giai đoạn này?

Về bản chất, trường hợp kinh doanh và giai đoạn tiền dự án đóng vai trò là công cụ quản lý rủi ro điều hành. Để đạt được kết quả mong muốn, các dự án lớn hơn có thể yêu cầu ban quản lý cam kết hàng triệu hoặc hàng chục triệu đô la trong nhiều năm thực hiện công việc chuyển đổi. Loại chương trình cải cách kéo dài nhiều năm này có khả năng gây ra sự gián đoạn đáng kể cho hoạt động kinh doanh theo thời gian.

Các dự án chuyển đổi quy mô lớn được hưởng lợi từ việc chuẩn bị trước dự án vì nó cho phép ban quản lý hiểu và kiểm soát vô số rủi ro liên quan đến chuyển đổi số.

1.2. Nhiệm vụ của Business Analysts trong giai đoạn tiền dự án

Phân tích hiện trạng: Các BAers có nhiệm vụ mô tả trạng thái hiện tại của các quy trình và hệ thống mà tổ chức đã triển khai để hỗ trợ phạm vi hoạt động kinh doanh đang được xem xét để chuyển đổi. Sáng kiến chuyển đổi có thể được xem là một trong những sáng kiến có thể giải quyết một phần của trạng thái như “Các vấn đề và cơ hội” hoặc “Những điểm khó khăn” đang hiện hữu trong công ty.

Tìm ra giải pháp: Trong nhiệm vụ này, tầm nhìn của ban quản lý được gợi ra về tương lai mới mà họ hy vọng xây dựng thông qua quá trình chuyển đổi. Các sản phẩm trạng thái tương lai này phải chứa một bộ toàn diện các mô hình quy trình trạng thái tương lai và sơ đồ ngữ cảnh hệ thống cấp cao phác thảo các hệ thống và giao diện cần tồn tại để hỗ trợ chúng.

Yêu cầu kinh doanh (BRD - Business Requirements): Cùng với việc nêu rõ các tiêu chí cho phép và hạn chế, chẳng hạn như các hạn chế về kỹ thuật và kinh doanh, cũng như các lĩnh vực rõ ràng nằm ngoài phạm vi và các lĩnh vực trong phạm vi nghiên cứu, trong nhiệm vụ này các Business Analysts cần cung cấp danh sách đầy đủ các tính năng và chức năng mà các bên liên quan đã nêu.

Trường hợp kinh doanh: Để hỗ trợ ban quản lý đưa ra lựa chọn đầu tư, các BA cung cấp bản tóm tắt rõ ràng và súc tích về chi phí và lợi thế của việc cung cấp trạng thái tương lai. Cùng với bản phân tích chi phí toàn diện và ước tính thời gian hoàn vốn của khoản đầu tư, đề án kinh doanh thường bao gồm bản tóm tắt về tầm nhìn và yêu cầu của trạng thái tương lai.

Xác định chiến lược thay đổi: Nhiệm vụ này các BAers xác định các yếu tố không liên quan đến sản phẩm của giải pháp bao gồm lịch trình triển khai MVP so với các bản phát hành trong tương lai, chiến lược đào tạo và các hoạt động tạm thời mà doanh nghiệp có thể cần thực hiện khi sáng kiến ​​được triển khai theo từng giai đoạn.

2. Giai đoạn 2 - Thực hiện dự án

Tại giai đoạn 2, nhóm dự án thường bận rộn với công việc chuyển đổi cần thiết để tổ chức nhóm thực hiện dự án trong khi ban quản lý điều hành của tổ chức xem xét trường hợp kinh doanh. Đây là cơ hội để nhà phân tích kinh doanh tạo ra danh sách tồn đọng sản phẩm.

2.1. Sự ra đời của danh sách tồn đọng (Backlog)

Tạo backlog sản phẩm là trách nhiệm đầu tiên của nhà phân tích nghiệp vụ. Các BAers hoàn thành nhiệm vụ bằng cách "vận hành" BRD vào backlog sản phẩm khi các mục backlog được tập hợp lại theo kiến ​​trúc yêu cầu của BRD. Để chuẩn bị cho các cuộc họp lập kế hoạch phát hành và lập kế hoạch sprint sẽ đưa ra quá trình phát triển sản phẩm, điều này thường đòi hỏi các chuyên viên phân tích nghiệp vụ phải đưa các yêu cầu BRD vào phần mềm quản lý backlog như Jira hoặc Azure Boards.

2.2. Nhiệm vụ của các Business Analyst trong giai đoạn 2

Các yêu cầu ưu tiên: Các BAers này cung cấp cho nhóm phát triển định hướng rõ ràng về những gì cần tập trung trong mỗi lần chạy nước rút và phát hành gia tăng sản phẩm. Các yêu cầu của khách hàng được xem xét khi thiết lập các ưu tiên, nhưng cũng phải phụ thuộc vào tính logic, hạn chế kỹ thuật và các ràng buộc kinh doanh cụ thể của dự án. Vì lý do này, việc hoàn thành BRD ở giai đoạn 1 là khá hữu ích.

Xác định và mô hình hoá yêu cầu: Các Business Analysts có nhiệm vụ cung cấp cho nhóm phát triển & QA các chi tiết họ cần để xây dựng và thử nghiệm sản phẩm phần mềm. Các chi tiết cấp độ nhà phát triển này thường là sự xây dựng các yêu cầu kinh doanh đã được thống nhất trong giai đoạn trước dự án.

Hỗ trợ phát triển: Các BA trong nhiệm vụ này sẽ loại bỏ các trở ngại phát triển bằng cách cho phép nhóm phát triển nhận được sự làm rõ ngay lập tức về các câu hỏi họ có. Điều này có thể bao gồm làm rõ mô hình dữ liệu, quy tắc kinh doanh, tương tác của người dùng và bất kỳ yếu tố nào khác mà BA có thể đã xác định khi mô hình hóa các yêu cầu.

Hỗ trợ QA và UAT: BA có nhiệm vụ hỗ trợ để phát triển và thực hiện các trường hợp thử nghiệm của họ cho các kiểm thử viên chấp nhận và đảm bảo chất lượng của người dùng. Tổ chức các cuộc họp đánh giá yêu cầu, kiểm tra độ chính xác của các trường hợp thử nghiệm đã tạo và ưu tiên các lỗi được tìm thấy trong QA.

Hỗ trợ thay đổi và chuyển đổi: Khi các nhà quản lý thay đổi, người hướng dẫn và các bên liên quan khác tích hợp sản phẩm mới vào hoạt động kinh doanh của họ, BA có nhiệm vụ hỗ trợ khi cần thiết. Điều này có thể bao gồm, BA tạo tài liệu đào tạo, dẫn dắt các buổi đào tạo người dùng cuối, dẫn dắt các buổi cho nhóm học tập và phát triển chịu trách nhiệm quản lý thay đổi và tư vấn cho các bên liên quan trong doanh nghiệp về việc phát triển các quy trình vận hành mới.

3. Giai đoạn 3 - Sau dự án

Công việc của nhà phân tích nghiệp vụ chưa kết thúc khi giải pháp được chuyển giao cho khách hàng. Trên thực tế, công việc hỗ trợ và cải tiến giải pháp sau dự án thường là giai đoạn dài nhất của vòng đời giải pháp, đòi hỏi sự hỗ trợ phân tích kinh doanh liên tục.

3.1. Các yêu cầu chưa được hoàn thành ở giai đoạn 2

Nhiều dự án cải tiến nhỏ hơn có thể được đưa vào giai đoạn 3 của một sáng kiến ​​như một phần trong những nỗ lực liên tục của công ty nhằm điều chỉnh giải pháp đã cho sao cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh đang thay đổi. Do đó, các bộ kỹ năng của giai đoạn 2 và phân tích kinh doanh giai đoạn 3 rất giống nhau. Người ta có thể coi các kỹ năng giai đoạn 3 là một tập hợp con của bộ kỹ năng BA giai đoạn 2.

3.2. Nhiệm vụ của Business Analysts tại giai đoạn 3

Phân loại yêu cầu khách hàng: Business Analysts có nhiệm vụ cung cấp thông tin đầu vào của nhà phân tích vào các yêu cầu của khách hàng đến để cho phép ưu tiên. Điều này rất giống với nhiệm vụ "ưu tiên các yêu cầu" được thực hiện trong quá trình làm việc của dự án, với sự khác biệt quan trọng là các mục được truyền phát từng mục một qua nhiều nguồn như quy trình ITSM.

Lên kế hoạch công việc: BAers cần cung cấp cho khách hàng ước tính thời điểm nhóm dự án có thể đáp ứng được yêu cầu của họ.

Thực hiện phân tích: Công việc phân tích yêu cầu và lập chỉ định chức năng mà các nhà phân tích phải hoàn thành để yêu cầu giải quyết lỗi và nâng cấp sản phẩm.

Hỗ trợ phát triển: Giống với nhiệm vụ hỗ trợ phát triển được đề cập ở giai đoạn 2, và sự khác biệt quan trọng giữa 2 giai đoạn là về quy mô.

Đánh giá kết quả: Sau dự án, BA thường chịu trách nhiệm về vai trò QA. Trong trường hợp không có nhóm QA chuyên trách hoàn toàn, nhiệm vụ kiểm thử có thể do BA đảm nhiệm. Quản lý bản phát hành: Quản lý dự án và DevOps làm việc để đưa giải pháp qua các môi trường phát triển, thử nghiệm và đảm bảo chất lượng trước khi đưa vào sản xuất.

Tính linh hoạt đòi hỏi bạn phải xây dựng bộ kỹ năng phân tích nghiệp vụ cơ bản khi bước vào nghề và phát triển trên nền tảng đó bằng các kỹ năng bổ sung mà bạn cần để mang lại giá trị trong cả ba giai đoạn của sáng kiến ​​chuyển đổi kinh doanh. Hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại BAC's Blog bạn nhé.